Antragsverfahren

Kann ich unseren Antrag per E-Mail oder Fax einreichen?

Nur Anträge, die komplettiert per Post beim Zukunftsfonds eingehen, werden registriert und qualifizieren sich somit für die Vorlage beim Verwaltungsrat. Der Antrag muss in jedem Falle mit der Originalunterschrift der Antragsteller versehen sein. Als Kriterium für den rechtzeitigen Eingang gilt der Poststempel. Ein Vorabsenden der Unterlagen per Fax oder Mail hat keinen Einfluss auf die Eingangsfrist. Da eine Kopie Ihres Antrages jedem Verwaltungsratmitglied im Bund mit allen anderen eingereichten Projektanträgen vorgelegt wird, ist das Einlegen der einzelnen Anträge in Plastikhüllen oder ähnliche Mappen überflüssig.

Konkurriert unser Projektantrag mit anderen vorgelegten Projekten?

Projektanträge stehen zwar in keiner direkten Konkurrenz, da es Ziel des Fonds ist, ein breites Spektrum von Projekten mit den unterschiedlichsten Formaten, Inhalten und Zeitabläufen zu fördern. Es bestehen daher auch keine Quoten für bestimmte Projektbereiche. Jedoch ist es anhand der jährlich über 700 vorgelegten Projekte und der daraus resultierenden Erfahrungswerte durchaus möglich, die Intensität der aufgeführten Partnerschaft, sowie die Ausarbeitung, Präzision und die Planungsstadien der Projekte zu vergleichen, weshalb innovative, transparente Konzepte eher überzeugen. Im zweiten und dritten Jahresquartal finden die meisten Veranstaltungen statt, oft werden innerhalb eines Quartals bis zu 250 Anträge bearbeitet. Für die statistische Verteilung in den Projektbereichen können Sie unsere Jahresberichte konsultieren.

Wie können wir die Chancen einer Bezuschussung zu unserem Projekt optimieren?

Die Kenntnis und das Respektieren der grundsätzlichen Förderbedingungen, sowie Seriosität und Gewissenhaftigkeit im Verlauf der Beantragung lenken die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche im Projekt und erleichtern die Bewertung des Antrages. Transparenz ist die überzeugendste Darstellung;  dies gilt auch für die Kostenkalkulation des vorgelegten Projektes. Die geringsten Chancen haben Projektkalkulationen, die den maximalen Prozentanteil ausschöpfen, gleichzeitig aber keinen Eigenanteil stellen oder keine finanzielle Beteiligung weiterer Förderer und Sponsoren mit einberechnen.

Antragsteller schaden ihren Projektzielen oft durch klischeehafte Ausführungen und Argumentationen. Verspätete Beantragung und Unvollständigkeit der Anträge führen zur Ablehnung. Bei mehrphasigen und Folge-Projekten ist die ordentliche und fristgemäße Abrechnung des bereits geleisteten Zuschusses eine Voraussetzung für eventuelle weitere Bewilligung.

Kann mir der Fonds einen Partner im Nachbarland vermitteln?

Die Förderung des Fonds wird u.a. aufgrund von engagierter partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Nachbarland vergeben. Die Initiative sollte daher von den Projektpartnern ausgehen und der Wille, sich mit dem entsprechenden Initiativbereich im Nachbarland auseinander zu setzen und ihn zu erforschen, wird vorausgesetzt. Auf den Webseiten des Zukunftsfonds kann ein Archiv der bereits geförderten Projekte und ihrer Veranstalter eingesehen werden, das auch über potentiell interessierte Institutionen Auskunft geben kann. Ein weiterer Weg, Gleichgesinnte zu finden, sind die Projektbörsen auf dem Tschechien/Nemecko–Internetportal der Brücke/Most Stiftung www.tschechien-portal.info, den Webseiten des Koordinierungszentrums deutsch-tschechischen Jugendaustauschs Tandem www.tandem-org.de oder über das Centrum Bavaria Bohemia www.bbkult.net.

Wie soll die deutsch-tschechische Partnerschaft nachgewiesen werden?

Ein vollständiger Antrag enthält die schriftliche Bestätigung des Partners über die Zusammenarbeit, aus der die aktive Beteiligung bei der Realisierung des Projektes hervorgeht. Bitte beschränken Sie sich nicht auf eine pauschal formale Partnererklärung. Überzeugend ist z.B. eine vereinbarte konkrete Aufgabenteilung bei Konzeption, Planung und Durchführung. Wurde die Partnerschaft bereits an einer oder mehreren gemeinsamen Initiativen erprobt, kann dieser Hintergrund ebenfalls im Partnerbrief erläutert und rekapituliert werden. Auch der Partner sollte sich soweit wie möglich  an der Sicherung der Gesamtfinanzen durch einen Eigenanteil und das Ansprechen einschlägiger Förderinstitutionen oder Sponsoren in seinem Land einsetzen.

Unter der gemeinsamen Antragstellung wird außerdem auch die gemeinsame Verantwortung beider Partner für eine korrekte Abwicklung aller folgenden Schritte des jeweiligen Projektvorgangs (einschließlich der korrekten Gesamtabrechnung) verstanden. Bei Feststellung jeglicher Mängel muss also der jeweils andere Partner auch zur Rechenschaft gezogen werden.  

Wann erfahren wir die Entscheidung des Verwaltungsrates?

Projektanträge werden nach Annahmeschluss zum Ende eines jeden Jahresquartals registriert und dem Verwaltungsrat in der Regel bis zum Ende des folgenden Quartals gesammelt zur Bewertung vorgelegt. Die Mindestfrist für die Einreichung eines aktuellen Antrags beträgt ein Quartal. Alle Risiken, die aus einer solch kurzfristigen Antragstellung resultieren, gehen zur Last des Antragstellers. 

Dies bedeutet: wenn Ihr Projekt also z.B. im März 2005 stattfindet, müssen Sie den zugehörigen Antrag spätestens bis zum 30. September 2004 beim Sekretariat des Zukunftsfonds einreichen! Sie werden dann spätestens Anfang Januar 2005 von der Entscheidung des Verwaltungsrates benachrichtigt. Findet ihr Projekt gleich zu Anfang eines Quartals statt, reichen Sie es am besten zum dem sechs Monate vorausgehenden Annahmeschluss ein. Je früher ihr Projektkonzept ausgereift ist und Sie es einreichen können, desto früher können Sie im Hinblick auf die Gesamtfinanzierung auf das Ergebnis der Verwaltungsratsitzung reagieren.

Welche Korrespondenz können wir im Antragsverfahren vom Fonds erwarten?

Ist Ihr Projektantrag komplett per Post beim Sekretariat eingegangen, wird er registriert (Projektnummer) und einem der Referenten zur Bearbeitung zugeteilt. Nur der im Formular aufgeführte Antragsteller erhält die Eingangsbestätigung. Nach der Verwaltungsratsitzung wird der Antragsteller von der Bewilligung eines Förderzuschusses bzw. der Ablehnung benachrichtigt. Im ersten Fall wird die Zuschussbewilligung von einem Vertrag (2 Exemplare) begleitet. Nach Eingang des vom Antragsteller unterzeichneten Vertrags (2 Exemplare) und der Erfüllung evtl. Bedingungen wird dieser von den Geschäftsführern des Sekretariats unterschrieben, anschließend dem Antragsteller in nun gültiger Form zurückgeschickt (1 Exemplar) und die Überweisung der Fördersumme bzw. deren 1. Rate angewiesen.

Möchten Sie eine telefonische oder schriftliche Anfrage zu Ihrem Projektantrag an uns richten, oder senden Sie uns weiteres Material zu Ihrem Projekt zu, führen Sie bitte immer auch Ihre jeweilige Projektnummer (=Registrationsnummer) aus der Eingangsbestätigung/dem Vertrag auf. Dies ist unerlässlich, um den Referenten die Orientierung in der Datenbank zu erleichtern und die Information zum aktuellen Stand zu beschleunigen. 

Zum Antragsformular

Kann der Antragsteller gleichzeitig als Projektkoordinator fungieren?

Ja. Der Antragsteller übernimmt im Falle einer Zuschussbewilligung die juristische Verantwortung für den Projektverlauf und die rechtmäßige Verwendung der Fördergelder. Der Projektkoordinator muss in der Lage sein, das Sekretariat rechtzeitig und wahrheitsgemäß über den Projektstand und die Absprachen zwischen den Projektpartnern zu informieren. Eine Überlappung dieser beiden Rollen ist daher durchaus zulässig, aber nicht notwendig. Auch der Projektpartner oder eine dritte Person ohne kommerzielles Interesse kann als Projektkoordinator fungieren. Im Idealfall sind sowohl Antragsteller, Projektpartner als auch Projektkoordinator gleich gut über den Projektverlauf informiert. 

Gibt es eine Maximalsumme, die wir beim Fonds beantragen dürfen?

Darüber hinaus ist zu beachten: Projektkonzepte, die sich um detaillierte Kostenpläne und eine sparsame Verwendung der Projektmittel bemühen, können gewöhnlich auch die beantragte Fördersumme glaubhafter machen. Die geringsten Erfolgs-Chancen haben Projektkalkulationen, die den maximalen Prozentanteil ausschöpfen, gleichzeitig aber weder mit einem Eigenanteil noch der finanziellen Beteiligung weiterer Förderer oder Sponsoren rechnen.  

Müssen Beiträge anderer Organisationen und Spenden für das Gesamtbudget des Projektes nachgewiesen werden?

Die Projektträger müssen im Verlauf der Beantragung, spätestens aber bei Vertragsunterzeichnung anhand von Bestätigungen anderer Organisationen glaubhaft machen, dass die Gesamtfinanzierung des Projektes gesichert ist. Dies ist Voraussetzung dafür, dass der Zuschuss des Zukunftsfonds bzw. dessen erste Rate überwiesen werden kann. 

In welcher Währung sollen wir beantragen?

Als allgemeine Faustregel gilt, dass in derjenigen Währung beantragt werden soll, in welcher dann, sollte dem Antrag stattgegeben werden, auch die Abrechnung erfolgen wird. 

Die Währung des Bankkontos auf der letzten Seite des Antrags muss mit der Währung der beantragten Summe korrespondieren.

Von den Antragstellern und Partnern wird erwartet, dass beide ihre Kostenanteile in die gemeinsame Kostenaufstellung einfließen lassen und die Verteilung des eventuellen Zuschusses vereinbaren.

Muss ich die Kontobezeichnung aufführen?

Bei einem in Deutschland geführten Bankkonto ist im Antrag die Kontobezeichnung zusammen mit den Daten der Bankverbindung einzutragen. Die Kontobezeichnung ist neben der Konto-Nr. und der Bankleitzahl der Bank als Name des Kontos zu verstehen. Zumeist trägt die Kontobezeichnung den Namen des Konto-Besitzers, dies kann also auch eine Institution sein.

Zur Abrechnung/Auswertung:

Ist es möglich, das Veranstaltungsdatum des Projektes zu verschieben?

Im Normalfall darf der Antragsteller maximal von einer einjährigen Frist für die Umsetzung des Projektsvorhabens und damit auch der Verwendung der bewilligten Mittel ausgehen. Diese Frist läuft mit dem Datum der bewilligenden Verwaltungsratssitzung an. Der Antragsteller muss aber auch dann den Zukunftsfonds von Veränderungen im Rahmen des Projektes benachrichtigen, sie schriftlich begründen und so eine Verlängerung des im Antrag aufgeführten Abrechnungstermins beantragen.

Wie lang soll die inhaltliche Auswertung der Projektergebnisse sein?

Ihren Reflexionen und Beurteilungen der Projektergebnisse sind keine Grenzen gesetzt. Bitte schreiben Sie aber mindestens eine Seite und halten Sie sich an die im Abrechnungsformular erbetene Struktur:

1) Projektverlauf, 2) Konkrete Ergebnisse des Projektes, 3) Beitrag des Projektes zur deutsch-tschechischen Zusammenarbeit, Perspektiven weiterer Aktivitäten, 4) vorliegende Dokumentation (Teilnehmerreaktionen, Presseartikel, Plakate, Fotos).

Nach welchem Wechselkurs soll ich Kronen und Euro umrechnen?

Wenn Sie bei der Abrechnung Euro in Kronen und umgekehrt umrechnen, verwenden Sie bitte den Kurs, der am Tage der bewilligenden Verwaltungsratsitzung aktuell war. Das dem Projekt entsprechende Bewilligungsdatum finden Sie im Begleitbrief der positiven Benachrichtigung. Ein chronologisches Archiv des Kurses ist z.B. auf den Webseiten der tschechischen Nationalbank zu finden (www.cnb.cz, Rubrik „Praktické Info/General Info“).

Wie sollen wir mit nicht ausgeschöpften Mitteln aus dem Zuschuss des Zukunftsfonds verfahren?

Der Antragsteller verpflichtet sich mit der Unterzeichnung des Vertrags dem Zukunftsfonds nicht ausgeschöpfte Zuschussmittel zurückzuzahlen. Auf der Rückseite des Formulars zum „Abschlussbericht und Abrechnung“ ist unten die Bankverbindung für (Teil-)Rückzahlungen aufgeführt. Als Verwendungszweck führen Sie bitte die Projektnummer auf. 

Müssen die gesamten Kosten des Projektes und die Beiträge anderer Organisationen und Sponsoren auch für den Zukunftsfonds abgerechnet werden?

Der Zukunftsfonds verlangt bei der Abrechnung detaillierte Originalbelege der Verwendung in der Höhe seines Projektzuschusses. Für andere Projektausgaben sollen möglichst Einzelnachweise vorgelegt werden. Der Abschlussabrechnung muss in jedem Falle eine aktuelle Übersicht über die Gesamtkosten des Projektes beigelegt werden. Der Fonds behält sich das Recht vor, die gesamte Abrechnung des Projektträgers einzusehen.

Praktikum

Kann ich mich um ein Praktikum beim Zukunftsfonds bewerben?

Der Zukunftsfonds schreibt nicht regelmäßig Praktikantenstellen aus. Wenn Bedarf an Bearbeitung von Material entsteht, das durch eine/n Studenten/in bearbeitet werden kann, oder zeitlich definierbare Aufgabenprojekte erfüllt werden können, wird das Angebot auf der Internetseite veröffentlicht. Das Praktikum ist freiwillig und unentgeltlich. Eine Unterkunft kann nicht vermittelt werden.

Falls Sie Ihr Anliegen hier nicht beantwortet gefunden haben, richten Sie Ihre Frage bitte an den Referenten (siehe Sekretariat), der Ihr Projekt bearbeitet bzw. an unsere Mitarbeiterinnen Soňa Dederová sd@fb.cz oder Marketa Doležel mado@fb.cz.